Microsoft Teams đang là một trong ứng dụng trò chuyện, cộng tác và gặp gỡ trực tuyến mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp. Microsoft ngày càng phát triển ứng dụng Teams của họ để người dùng có thể làm việc một cách thuận tiện nhất với Teams. Teams đã được tái cấu trúc và cải tiến đáng kể nhằm nâng cao hiệu suất, tăng cường độ tin cậy, bảo mật và cải thiện mức độ tương tác cho người sử dụng.

“Teams mới nhanh hơn, đơn giản hơn và linh hoạt hơn bao giờ hết” –  Sumi Singh, Phó chủ tịch cấp cao về kỹ thuật của Microsoft Teams đã chia sẻ trong một cuộc phỏng vấn với The Verge.

Những cập nhật/cải tiến mới nhất cho Microsoft Teams

Vào ngày 27 tháng 3 năm 2023, Microsoft đã công bố bản xem trước cho phiên bản nâng cấp của Microsoft Teams mới cam kết:

1. Nhanh hơn

Microsoft đã hợp tác với GigaOm, công ty đo điểm chuẩn đối sánh độc lập, tiến hành thử nghiệm so sánh các phiên bản Teams từ mới đến cũ để đánh giá sự khác biệt về tốc độ mà Microsoft Teams mới mang lại. Kết quả cho thấy Microsoft Teams mới:

• Khởi chạy ứng dụng nhanh hơn gấp 2 lần
• Tham gia cuộc họp nhanh hơn gấp 2 lần
• Chuyển đối cuộc trò chuyện nhanh hơn gấp 1,7 lần
• Tiêu thụ bộ nhớ ít hơn tới 50%
• Tiêu thụ dung lương đĩa ít hơn 70%

2. Đơn giản hơn

Ứng dụng này được Microsoft không ngừng nâng cấp để mang lại cho người dùng một nền tảng cơ bản với đa dạng tính năng. Một số cải tiến trong Teams mới:

• Các hành động với ứng dụng được sắp xếp hợp lý
• Cá nhân hóa trải nghiệm người dùng
• Đơn giản hóa các cuộc họp

3. Linh hoạt hơn

Microsoft đã cải thiện mô hình xác thực, đồng bộ hóa và hệ thống thông báo để cung cấp trải nghiệm liền mạch và nhất quán. Thay vì trước đây người dùng phải đăng xuất và đăng nhập lại các tài khoản khác nhau thì giờ đây người dùng có thể duy trì trạng thái đăng nhập và nhận thông báo với tất cả các tài mà không cần phải chờ đợi.

Ứng dụng cuộc họp (meet) trong Microsoft Teams

Meet là nơi cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp trực tuyến, gặp gỡ trực tiếp thông qua video và âm thanh. Ứng dụng Meet có sẵn trong Microsoft Teams mới đến nay đã được cải tiến giúp nhanh hơn và linh hoạt hơn cung cấp nhiều tính năng thuận tiện cho người sử dụng.

Ghi chú cộng tác trong cuộc họp

Microsoft Teams ghi chú được thiết kế để đảm bảo năng suất cho các công việc của doanh nghiệp, trình ghi chú cuộc họp được đồng chỉnh sửa và đồng bộ các tác vụ với ToDo và Planner. Những ghi chú này có thể được sao chép hoặc dán vào hầu hết trong các ứng dụng Teams. Ngoài ra, một lợi ích mà cải tiến này mang lại đó là nhân viên có thể truy cập và xem lại toàn bộ các ghi chú và tóm tắt cuộc họp, điều này giúp tiết kiệm thời gian hơn và hoàn thành công việc nhanh chóng

Một công cụ ghi chú khi tham gia Meet trên Microsoft Teams không thể không nhắc đến đó là Microsoft Whiteboard (Bảng trắng). Tính năng này thường dùng để người họp được tự do ghi chú, vẽ và mô tả tùy theo mục đích của người dùng. Hiện tại, người dùng có thể dễ dàng sử dụng Whiteboard với hơn 60 mẫu tùy chọn theo từng mục đích như brainstorm, ghi chú, sơ đồ,… và đặc biệt là những người trong cuộc họp đều được truy cập vào Whiteboard để cùng nhận xét, chỉnh sửa và cộng tác.

Speaker Coach trong Microsoft Teams

Một phát triển đột phá có tên là Speaker Coach, tính năng này như một người “coach” thực thụ khi nó lắng nghe những gì bạn trình bày trong các cuộc họp hoặc sự kiện trực tuyến, từ đó cung cấp Feedback – nhận xét về kỹ năng nói và thuyết trình của bạn qua các bảng phân tích từ những yếu tố cần thiết để thuyết trình tốt hơn. Kết quả này được bảo mật riêng tư và chỉ có bạn mới nhìn thấy.

Trò chuyện và cộng tác

Giờ đây, việc kết nối của các nhân viên trong một doanh nghiệp dần trở nên dễ dàng khi Microsoft Teams cho phép truy cập vào thẻ hồ sơ của từng người gồm các thông tin cá nhân cơ bản, chức danh, tài khoản LinkedIn. Không chỉ là nhân viên, mọi người có thể tra cứu thông tin và thuận tiện hơn khi biết được mình sẽ làm việc với những ai hoặc có thể tiện liên lạc với họ khi cần thiết.

Trải nghiệm kênh mới

Các kênh trong Teams cho phép mọi người trao đổi, làm việc và hoàn thành công việc thuận tiện hơn. Sau một thời gian có được những dữ liệu phân tích và các phản hồi từ những người dùng các kênh, Microsoft đã thay đổi, điều chỉnh và nâng cấp trải nghiệm qua các kênh mới nhằm tăng tốc hiệu suất và tương tác với Microsoft Teams.

• Hộp soạn thảo và mục các bài đăng gần đây sẽ xuất hiện ở đầu trang để người dùng cập nhật thông báo mới nhanh nhất và không bị bỏ lỡ thông tin. Người dùng còn có thể xem thông báo hoặc một cuộc hội thoại nào đó trong một hộp Microsoft riêng biệt để tập trung hơn, không bị xao nhãng và mất tập trung vào các tin nhắn khác.
• Ghim bài viết để giúp mọi người trong nhóm dễ dàng nắm được cái thông báo quan trọng.
• Huy hiệu đơn giản hơn hóa giúp làm nổi bật các hoạt động hoặc tin nhắn mới chưa được đọc trong Teams. Kiểu thiết kế này giúp người dùng tập trung vào các kênh đòi hỏi sự chú ý nhất.
• Mục tài liệu/tệp cũng được cập nhật bảng điều hướng mang lại sự nhất quán và quen thuộc với cách tệp được lưu trữ, chia sẻ và tải lên Microsoft 365 và OneDrive.
  

Bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp

Bảo mật dữ liệu luôn là điều quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm, để giảm thiểu rủi ro về dữ liệu, Microsoft đã triển khai các biện pháp bảo mật nâng cao để tăng cường bảo vệ hệ thống của mình bao gồm áp dụng Trusted Types và thực hiện chính sách bảo mật nội dung nghiêm ngặt hơn. Ngoài ra, định dạng đóng góp MSIX đảm bảo cho Teams được bảo vệ bởi các tính năng bảo mật của Windows.

Bắt đầu với Teams mới

Đây là một số cách người dùng có thể trải nghiệm trước Teams mới:

1. Bật nút chuyển đổi Try the new Teams ở góc trên cùng bên trái của ứng dụng Teams
2. Chọn Get it now từ hộp thoại bật ra. Teams mới sẽ bắt đầu cài đặt
3. Ứng dụng Teams sẽ tự động cập nhật

Nếu người dùng vẫn chưa quen thuộc với Teams mới, người dùng vẫn có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa Teams cổ điển và Teams mới chỉ bằng một nhấp chuột.

Vui lòng liên hệ PACISOFT để được tư vấn và có báo giá chi tiết nhất.