Doanh nghiệp sử dụng giải pháp thu thập dữ liệu để xử lý tài liệu nhanh hơn. Công nghệ thu thập dữ liệu trích xuất, phân loại và xác nhận thông tin chính từ các tài liệu kinh doanh giấy và điện tử và chuyển đổi nó thành dữ liệu có thể sử dụng cho các hệ thống. Ví dụ: bộ phận Tài khoản phải trả có thể sử dụng dữ liệu thông minh Nắm bắt giải pháp để trích xuất thông tin chính từ hóa đơn, chẳng hạn như số tiền đến hạn và ngày đến hạn, và chuyển dữ liệu đó vào hệ thống kế toán.

“Thu thập” thông tin từ các tài liệu trong lịch sử đòi hỏi nỗ lực của con người. Một công nhân sẽ phải sao chép thông tin từ một tài liệu giấy, hoặc sao chép và dán văn bản từ các tài liệu điện tử, để nhập nó vào hệ thống chính xác để xử lý xuôi dòng. Các công nghệ chụp thông minh thay thế công việc thủ công đó. Họ có thể nhận dạng văn bản in, chữ viết tay và mã vạch; họ có thể xác định loại tài liệu dựa trên nội dung và định dạng của nó để phân loại nó; Và họ có thể trích xuất các yếu tố dữ liệu cụ thể khi cần thiết cho quy trình kinh doanh.

Tám mươi phần trăm dữ liệu kinh doanh bị mắc kẹt trong các định dạng phi cấu trúc như tài liệu, email, hình ảnh và PDF. Tốc độ và độ chính xác mà dữ liệu được xử lý ảnh hưởng đến chi phí, ra quyết định, sự hài lòng của nhân viên và trải nghiệm của khách hàng. Tự động thu thập tài liệu cho phép nhân viên làm việc trên các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, giảm đáng kể lỗi với ít xử lý thủ công hơn và đẩy nhanh quy trình kinh doanh. Điều này dẫn đến khách hàng và nhân viên hạnh phúc hơn.

Phân loại tài liệu sử dụng phân tích và tự động hóa nhạy cảm với ngữ cảnh để tổ chức nội dung phi cấu trúc — sắp xếp tài liệu, phát hiện các loại tài liệu cụ thể và lắp ráp các trang thành tài liệu. FlexiCapture sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên và thu thập dữ liệu thông qua giao diện dễ sử dụng, giúp việc phân loại trở nên đơn giản. Các doanh nghiệp sử dụng phân loại tài liệu để tổ chức nội dung lớn, xác định vi phạm chính sách trong các tài sản dữ liệu khác nhau, trao quyền lại tìm kiếm nội dung lưu trữ và kiểm soát nội dung lớn.

Thu thập dữ liệu được sử dụng trong mọi ngành công nghiệp — từ chăm sóc sức khỏe đến vận tải, bảo hiểm, viễn thông, dịch vụ tài chính và hơn thế nữa. Ứng dụng công nghệ thu thập dữ liệu rất rộng và đa dạng. Dữ liệu là nhiên liệu của các quy trình kinh doanh và khi dữ liệu đó được lưu trữ trong tài liệu, các công nghệ thu thập dữ liệu mang lại hiệu quả và độ chính xác cao.