Foxit giúp các ngân hàng giảm gánh nặng làm việc với dữ liệu

Các tổ chức tài chính giải quyết tất cả mọi thư từ và các hóa đơn xin vay và thế chấp và viết các báo cáo tài khoản theo yêu cầu của ngân hàng. Và bởi vì các ngân hàng và công đoàn tín dụng giữ một phần lớn các tài liệu, không có gì ngạc nhiên khi khối lượng tài liệu giấy liên tục tăng.

Chi phí giấy cao :

Nhưng có những chi phí liên quan đến quản lý giấy. Nó đòi hỏi toàn bộ vòng đời của chi tiêu, bao gồm mua bán, sao chép, lưu trữ và phá hủy.

Nhân viên ngân hàng dành rất nhiều thời gian để phân loại và nộp các tài liệu đó. Sau đó, họ dành thời gian tìm kiếm những gì họ cần sau đó.

Và tất cả các giấy này phải được lưu trữ ở đâu đó. Đó là một yêu cầu cao và đắt tiền, đặc biệt đối với các ngân hàng lớn. Trên thực tế, một khách hàng đã báo cáo rằng khối lượng tài liệu giấy chỉ trong một bộ phận của  sẽ kéo dài hơn một dặm nếu xếp chồng lên nhau.

Thêm vào đó, các tài liệu giấy không thể được lưu trữ ở bất cứ đâu. Họ cần phải được đặt ở đâu đó an toàn. Thông tin khách hàng là một hình thức tiền tệ, mỗi bit có giá trị như tiền mặt trong vault.

Với yêu cầu khổng lồ về không gian, kho lưu trữ cồng kềnh và khó khăn trong việc truy cập các tệp tin, nhiều ngân hàng đã quyết định số hóa các tệp và lưu trữ chúng bằng điện tử.

Số hoá tài liệu lưu trữ và tài liệu gửi đi :

Để giải quyết cả các văn bản, các ngân hàng chuyển đổi các kho lưu trữ bằng giấy nhân viên  sẽ chuyển sang phát triển kỹ thuật số. Trong khi đó, các ngân hàng lớn xem xét việc lưu trữ tài liệu cũ của họ được quét bởi một nhà cung cấp dịch vụ và xử lý các tệp tin gửi đến mới bằng kỹ thuật số.

Bất kể họ làm như thế nào, các tổ chức tài chính đều mong đạt được nhiều lợi ích từ việc tạo tài liệu giấy kỹ thuật số.

Làm cho tệp của bạn nhỏ hơn :

Các tệp PDF nhỏ hơn nhiều so với các định dạng khác, tiết kiệm không gian phần cứng và giúp bạn gửi trực tuyến dễ dàng hơn.

Làm cho các tệp của bạn có thể tìm kiếm được :

Tiết kiệm thời gian  của nhân viên bằng cách chấm dứt sự  việc làm qua một số lượng lớn tài liệu giấy để tìm thấy những gì họ cần. Truy cập kỹ thuật số dễ dàng trở nên đặc biệt hữu ích và quan trọng nếu bạn đang xử lý các vấn đề tuân thủ hoặc các yêu cầu pháp lý.

Định chuẩn các định dạng tài liệu trong công ty của bạn :

PDF là một trong những lựa chọn tốt nhất để lưu trữ tài liệu kỹ thuật số vì đó là một tiêu chuẩn. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các tài liệu của các loại, bao gồm Microsoft Word, Excel, và bất kỳ định dạng phần mềm nào khác thành các định dạng tiêu chuẩn như PDF hoặc PDF / A để lưu trữ số. Và công nghệ Foxit cũng cho phép bạn thực hiện nó theo quy mô.

Giữ lại tài liệu của bạn :

Khi bạn chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF / A, các tệp tin kết quả giữ lại giao diện của tài liệu gốc của bạn. Mỗi trang của tài liệu gốc xuất hiện dưới dạng một trang duy nhất trong tệp PDF / A. Điều đó làm cho định dạng PDF / A trở thành sự lựa chọn tuyệt vời khi bạn cần giữ lại sự xuất hiện của các tài liệu mà hầu hết các tổ chức tài chính phải làm để bảo vệ tính dễ đọc và dễ hiểu.

Giữ lại chữ ký :

Hầu hết các tổ chức tài chính cần lưu trữ các mẫu đã ký kết thực tế, có chữ ký kèm theo. Nếu bạn chuyển sang sử dụng các mẫu PDF, bạn có thể đảm bảo rằng bạn giữ lại mẫu kỹ thuật số có chữ ký kèm theo.

Bảo mật tài liệu thêm :

Tuân thủ các chính sách về an ninh và công nghiệp không kết thúc khi tài liệu tiếp cận người dùng cuối bên ngoài tổ chức tài chính. Đó là lý do tại sao các công nghệ như Foxit ConnectedPDF cho phép các tác giả tài liệu cấp và thu hồi quyền truy cập từ xa bằng cách sử dụng một bộ đầy đủ các tính năng bảo mật.

Kiểm soát tốt hơn các tài liệu kỹ thuật số :

ConnectedPDF cho phép các tác giả tài liệu theo dõi tài liệu của họ và xem ai đã mở chúng. Họ có thể cho đồng nghiệp tự động thông báo cập nhật tập tin để họ luôn có thông tin cập nhật nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp PDF an toàn, đầy đủ chức năng để thực hiện quy trình làm việc văn phòng thì Foxit là một giải pháp dành cho bạn.