Foxit Software đã nêu bật được các thách thức và rủi ro khi làm việc với các tài liệu PDF

Nghiên cứu có tên là Overcoming Document Deluge and Danger được tài trợ bởi Foxit nhà cung cấp phần mềm hàng đầu về các giải pháp PDF nhanh, giá cả phải chăng và an toàn.

Foxit đã công bố sự ra đời của ConnectedPDF, một công nghệ mới giúp thu hẹp và thông minh vào các tài liệu PDF, cho phép một loạt các tính năng quản lý tài liệu điện toán đám mây bao gồm định vị và theo dõi tài liệu, thông báo cập nhật tập tin, chia sẻ và đồng bộ hóa đánh giá, thu thập dữ liệu và hơn thế nữa.
Để tải xuống báo cáo, hãy truy cập https://www.bpinetwork.org/document-deluge-report
Nghiên cứu cho thấy rằng công nhân đang nản chí bởi một loạt các vấn đề liên quan đến việc tạo, tìm kiếm, chia sẻ, phê duyệt và xử lý văn bản. Bốn vấn đề hàng đầu của họ là:
Mất thời gian tìm kiếm tài liệu
Lãng phí thời gian tái tạo tài liệu bị mất
Long chờ đợi được chấp thuận trên các tài liệu
Lo lắng về an ninh và riêng tư
Cuộc khảo sát cho thấy các nhà quản lý và nhân viên tri thức sẽ được hưởng lợi từ các giải pháp công nghệ giúp quản lý tài liệu trở nên đơn giản và giá cả phải chăng. Ba phần tư trong số những người trả lời cuộc khảo sát nói rằng việc có thể theo dõi việc tiếp nhận, độc giả và vị trí của tài liệu sẽ có giá trị đối với công việc của họ. Theo những người trả lời, lợi ích hàng đầu sẽ là:
Đảm bảo tính toàn vẹn và tin tưởng của từng tài liệu
Cải thiện sự phù hợp với chính sách và quy định
Dễ dàng loại bỏ các tài liệu đã lỗi thời từ lưu thông
Bảo vệ sở hữu trí tuệ và kiểm soát những người thấy nó
Donovan Neale-May, một chuyên gia về điện toán, cho biết: “Không còn cách nào khác ngoài việc giảm sử dụng tài liệu, thời đại kỹ thuật số và nền kinh tế kết nối dường như đang gia tăng giá trị, sự cần thiết và sử dụng các tài liệu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta – và có thể nhân lên những thách thức và nguy hiểm” giám đốc điều hành của BPI Network cho biết. “Tuy nhiên, ít nhất cho đến bây giờ, không có giải pháp công nghệ thông tin được chấp nhận rộng rãi để giảm thiểu những thách thức chung, tốn kém cho các loại hình kinh doanh”.

David Ronald, Giám đốc Tiếp thị của Foxit Software cho biết: “Nghiên cứu này cho thấy nhu cầu về một phương pháp tiếp cận mới trong quản lý và hợp tác tài liệu trong một thế giới kết nối. “Đây là thời gian cho một loại PDF mới được kết nối nội bộ để có thể được bảo vệ tốt hơn, theo dõi, thu thập và xem xét hợp tác mà không cần đến các hệ thống tốn kém và phức tạp mà phần lớn đã bị bỏ qua. ConnectedPDF là giải pháp đó. “
Trong số những phát hiện nghiên cứu chính là:
92% người trả lời khảo sát là phụ thuộc vào tài liệu, trong đó có 51% “người phụ thuộc cao độ”.
91% cho biết tốc độ tạo tài liệu sẽ tăng (58%) hoặc ở lại (33%) trong tổ chức của họ.
83% đồng ý rằng ngày hôm nay của “nhanh chóng tốc độ và kết nối kinh doanh” requiresthem để sản xuất, chia sẻ, quản lý nhiều tài liệu.
Các loại tài liệu quan trọng nhất: hợp đồng / hợp đồng kinh doanh hợp pháp, báo giá / RFPs, liên lạc kinh doanh đang diễn ra.
Những thất vọng hàng đầu khi đối phó với các tài liệu: mất thời gian tìm kiếm, mất thời gian để tạo lại chúng, nguy cơ sử dụng sai phiên bản, mối quan tâm về an ninh và riêng tư.
An ninh và kiểm soát các tài liệu là mối quan tâm của 84% người trả lời
77 % tất cả các người trả lời cho biết sẽ có lợi để có thể theo dõi nhận, người đọc và vị trí của tài liệu PDF

Các tính năng hữu ích nhất trong một dịch vụ đám mây thế hệ tiếp theo cho các tệp PDF sẽ là: thu hồi tài liệu đơn giản, làm mới lại đơn giản và cập nhật các tài liệu đang lưu hành, khả năng thông báo cho người nhận thay đổi tài liệu một cách dễ dàng, khả năng theo dõi ai đang mở và chỉnh sửa tài liệu.

Có thể bạn quan tâm :

Veritas đưa ra nghiên cứu và phát triển mới tại Ireland

Plugin Cineware for Illustrator mới cho phép các nhà thiết kế 2D dễ dàng làm việc trong chế độ 3D