Thói quen cộng tác có thể thúc đẩy nhưng cũng có thể phá vỡ hoạt động làm việc nhóm. Khi mọi người tổ chức các cuộc họp hiệu quả, tạo thời gian để làm việc tập trung và tôn trọng ranh giới giữa công việc và cuộc sống thì nhóm sẽ phát triển. Tạo dựng đúng những thói quen này là một việc khó khăn và cần được sự hỗ trợ của toàn nhóm. Dữ liệu có thể tạo ra một ngôn ngữ chung để giúp các thành viên xây dựng sự đồng thuận về các quy tắc làm việc nhóm quan trọng. Qua việc làm sáng tỏ cách thức hoàn thành công việc trong thực tế, các tổ chức có thể xây dựng nhóm hiệu quả, sáng tạo và gắn kết hơn.

Microsoft mang đến hai tính năng mới – Giải pháp Workplace Analytics và thông báo MyAnalytics – được thiết kế để đặt cá nhân và nhóm vào trung tâm của sự thay đổi.

Giải pháp Workplace Analytics – trao quyền để nhóm làm chủ thời gian

Workplace Analytics sử dụng dữ liệu từ công việc hàng ngày trong phần mềm Office 365 để xác định các mẫu hình cộng tác ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả của lực lượng lao động và sự gắn kết của nhân viên.

Các giải pháp giúp biến thông tin chuyên sâu của toàn bộ tổ chức thành kế hoạch hành động cho cá nhân và nhóm. Giải pháp đầu tiên — giải pháp Workplace Analytics dành cho làm việc nhóm — giúp các nhóm xây dựng thói quen cộng tác tốt hơn và làm chủ thời gian của họ bằng cách hướng tổ chức theo ba bước:

Khám phá các thách thức cộng tác — Sử dụng dữ liệu từ công việc hàng ngày trong Office 365, chẳng hạn như email và cuộc họp để khám phá các thách thức như quá tải họp, quá ít thời gian để làm việc tập trung hoặc khối lượng công việc ngoài giờ làm việc lớn. Kết hợp các thông tin chuyên sâu này với kết quả khảo sát sự gắn kết để tìm liên kết giữa các mẫu hình làm việc và các chỉ số về trạng thái nhóm như điểm gắn kết và điểm đổi mới.

Phân tích cho thấy thời gian họp của nhóm tiếp thị lớn hơn nhiều so với các nhóm khác và nhóm này có thể được lợi khi tham gia vào chương trình thay đổi giúp giảm số giờ họp.

Trao quyền để nhóm thay đổi — Cho các nhóm tham gia vào chương trình thay đổi để giúp họ xây dựng các thói quen tốt hơn, chẳng hạn như đưa lịch công tác vào cuộc họp và chặn thời gian để làm việc tập trung mỗi ngày. Người dự nhận được thông tin chuyên sâu về năng suất cá nhân và kế hoạch hành động hoạt động trên nền tảng MyAnalytics.

Khi các nhóm tham gia chương trình thay đổi, các thành viên sẽ nhận được quyền truy nhập vào kế hoạch hành động trong MyAnalytics, tại đó có hiển thị tiến độ để đạt được mục tiêu của nhóm.

Đánh giá và cải thiện — Đảm bảo rằng chương trình thay đổi của bạn diễn ra thành công bằng cách đánh giá tiến độ dựa trên mục tiêu theo thời gian. Lặp lại và cải thiện khi bạn thấy được kết quả thành công hay thất bại trong việc thay đổi thói quen làm việc theo nhóm của các kế hoạch hành động.

Nhóm này đã tham gia chương trình thay đổi được bốn tuần và giảm được 11% số giờ họp trung bình hàng tuần.

Giải pháp Workplace Analytics dành cho làm việc nhóm — truy nhập thông qua tab Giải pháp — hiện đang sẵn dùng trong bản xem trước dành cho khách hàng bằng cách sử dụng cả Workplace Analytics và MyAnalytics. Tìm hiểu thêm về Giải pháp Workplace Analytics dành cho làm việc nhóm.

Thông báo MyAnalytics – làm việc thông minh hơn với mẹo cộng tác dựa trên dữ liệu trong Outlook

Quá trình xây dựng các nhóm tốt hơn bắt đầu từ cuộc hội thoại minh bạch, hướng theo dữ liệu — nhưng không một ai là hoàn hảo và việc gắn bó với thói quen cộng tác tốt có thể là thử thách trong công việc có nhịp độ nhanh. Thông báo trong MyAnalytics có thể giúp thu hẹp khoảng cách bằng cách cung cấp các mẹo cộng tác thân thiện theo hướng dữ liệu, sẽ xuất hiện khi bạn hoàn thành công việc trong Office 365.

Người dùng thấy thông báo về lời mời cuộc họp nhằm nhắc họ phân bổ thời gian cho công việc tập trung.

Bắt đầu từ mùa hè này, bốn loại thông báo MyAnalytics sẽ bắt đầu xuất hiện trong Outlook khi bạn đọc và soạn email cũng như lời mời họp.

Có thêm thời gian tập trung — Công việc đầy thử thách, sáng tạo đòi hỏi sự tập trung sâu sắc và sự chú ý trọn vẹn. Khi lịch của bạn đầy các cuộc họp, MyAnalytics sẽ nhắc bạn phân bổ thời gian cho công việc tập trung trước khi chấp nhận lời mời mới. Bạn có thể xem các khoảng thời gian có sẵn và chặn khoảng thời gian đó lại mà không cần rời khỏi hộp thư đến của mình. MyAnalytics cũng sẽ thông báo cho bạn khi có lời mời họp xung đột với một khối thời gian tập trung mà bạn đã lên lịch.

Điều hành cuộc họp hiệu quả hơn — Các cuộc họp là yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc nhưng thường chiếm mất cả tuần, dẫn tới thời gian cho công việc khác còn rất ít. Khi bạn tạo và nhận được lời mời họp, MyAnalytics sẽ nhắc bạn áp dụng các thói quen tốt trong cuộc họp vào thực tế và tiết kiệm thời gian quý báu. Ví dụ: MyAnalytics sẽ nhắc bạn ủy quyền cho đồng nghiệp tham gia một cuộc họp giúp bạn nếu lịch biểu của bạn đã bận.

Giảm tác động ngoài giờ làm việc tới đồng nghiệp — MyAnalytics sẽ tóm tắt tác động ngoài giờ làm việc của bạn đối với đồng nghiệp. MyAnalytics sẽ tích cực nhắc bạn tránh gửi email ngoài giờ làm việc khi bạn soạn bản thảo để gửi tới những đồng nghiệp gần đây đã bị bạn tác động ngoài giờ làm việc.

Luôn kiểm soát danh sách việc cần làm và email chưa đọc — MyAnalytics đã sử dụng AI để nhắc bạn về các nhiệm vụ bạn đã hứa sẽ hoàn thành cho đồng nghiệp qua email (và các nhiệm vụ họ yêu cầu bạn hoàn thành). Bây giờ, MyAnalytics sẽ hiển thị các lời nhắc này khi bạn đọc email từ đồng nghiệp, vì vậy bạn có thể kết thúc các nhiệm vụ quan trọng trước khi thực hiện các nhiệm vụ mới. MyAnalytics cũng sẽ nhắc nhở bạn về email chưa đọc của những liên hệ quan trọng.

MyAnalytics đi kèm với Office 365 Enterprise E5 và có sẵn dưới dạng phần bổ trợ dành cho các gói Office 365 enterprise khác.