Khi mua bản quyền phần mềm tại PACISOFT, nơi có sẵn hầu hết các phần mềm trên thế giới mà bạn cần tìm mua. Chúng ta có thể đã nghe rất nhiều về bản quyền vĩnh viễn và thuê bao theo năm. Vậy hai loại cấp phép này có điểm liên quan nào đến On-premises & Cloud?

Trước hết, On-premises & Cloud không phải là hình thức cấp phép, hai dạng này đề cập đến các phần mềm/ ứng dụng được cấp phép chạy trên nền tảng, môi trường nào? Tại chỗ hay là trên mây

Chúng ta có thể hiểu ngắn gọn như thế này

On-premises: Phần mềm lưu trữ dữ liệu tại chỗ

Cloud: Phần mềm điện toán đám mây

On-Premise nghĩa là gì?

On – premise – phần mềm lưu trữ tại chỗ là dạng mô hình phần mềm được thiết lập và hoạt động từ chính máy chủ và môi trường công nghệ thông tin (CNTT) của doanh nghiệp. Với mô hình sử dụng này, các doanh nghiệp thường mua hoặc thuê phần mềm dựa trên máy chủ với tư cách là người được cấp phép, những phần mềm này được cài đặt trên máy chủ của chính họ. Khách hàng tự mua giấy phép Microsoft bản quyền, cài đặt phần mềm và tự triển khai trên hệ thống CNTT có sẵn (như Server, PC, Laptop, Network, Ảo hóa…)

Phần mềm được đề cập trong Microsoft: Windows, Win Server, SQL Server, Office Home and Business, Office Standard, Office Pro Plus (Cấp phép Open License), Exchange Server, Win Remote Desktop…

Doanh nghiệp phải làm gì khi triển khai dạng On-Premises?

Khi đã mua bản quyền phần mềm, người được cấp phép (DN) phải tự deploy phần mềm sau đó kích hoạt license để phần mềm hoạt động đúng Module đã mua. DN sau đó có toàn quyền kiểm soát dữ liệu, phải chịu trách nhiệm về các rủi ro liên quan và phải chịu tất cả các chi phí phát sinh trong việc sử dụng phần mềm ngoài chi phí mua ban đâu. Chúng thường bao gồm phí bảo trì phần mềm, bảo trì máy móc, thiết bị, chi phí ẩn khác để chạy phần mềm và phần cứng (như Internet, tiền điện, nâng cấp phần mềm nếu cũ/ không tương thích), chi phí cho nhân viên phụ trách CNTT, chi phí cài đặt… Trong trường hợp phần mềm mã nguồn mở (Open source software – OSS) chi phí ban đầu sẽ là: Tích hợp/ lập trình lại phù hợp nhu cầu, triển khai, HDSD (chuyên giao công nghệ), một số loại free thì sẽ có một cộng đồng lập trình viên xử lý việc phát triển, thêm và sửa lỗi trong thực tế. Nhưng điều bất lợi ở đây là bạn không thể yêu cầu bảo hành. Nếu cần, có thể mua gói hỗ trợ hoặc cung cấp các bản cập nhật phần mềm từ các nhà cung cấp dịch vụ có liên quan, như ở Red Hat Linux hoặc Zabbix.

Người được cấp phép có quyền truy cập vào phần mềm thông qua ứng dụng trên máy tính để bàn hoặc giao diện người dùng trên web. Các công ty quản lý dữ liệu nhạy cảm thường chọn ứng dụng dựa trên máy tính để bàn để loại trừ các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn và truy cập trái phép vào hệ thống.

Ưu điểm của On-Premises

Tổng chi phí sở hữu (TCO): Vì bạn chỉ thanh toán một lần và sử dụng mãi mãi nên giải pháp On-premises có thể có Tổng chi phí sở hữu (Cost of Ownership) thấp hơn hệ thống đám mây (thường gia hạn theo định kỳ hàng năm và đa phần chi phí cao hơn kể từ năm thứ 3 trở đi.

Kiểm soát hoàn toàn: Dữ liệu, nền tảng phần cứng và phần mềm của bạn đều thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của bạn. Quyết định cấu hình, nâng cấp và thay đổi hệ thống đều do bạn quản lý

Thời gian hoạt động: Với nhiều hệ thống dữ liệu hoặc phần mềm triển khai tại chỗ, bạn không dựa vào kết nối internet hoặc các yếu tố bên ngoài để truy cập phần mềm của mình thường xuyên như Cloud.

Nhược điểm:

Chi tiêu vốn lớn: Các hệ thống cơ sở vật chất và cơ sở vật lý mặc dù trả một lần nhưng vốn đầu tư là rất lớn, nghĩa là Chi phí tài sản cố định (CapEx) sẽ kèm theo như sửa chữa, bảo trì máy móc, nâng cấp chức năng, nâng cấp phần mềm…Ví dụ  1 gói SQL Server Enterprise, hoặc Exchange Server có thể tiêu tốn đến hơn 300 triệu / 1 lần đầu tư ban đầu. Thường dùng khoảng 5-7 năm sẽ lạc hậu.

Trách nhiệm bảo trì: Khi đầu tư giải pháp lưu trữ On-premises, bạn (hoặc thuê đội ngũ) chịu trách nhiệm bảo trì phần cứng và phần mềm máy chủ, sao lưu dữ liệu, lưu trữ và khôi phục hỏng hóc. Đây có thể là một vấn đề đối với các công ty nhỏ vì ngân sách và nguồn lực kỹ thuật hạn chế.

Nếu phần cứng của bạn bị trục trặc và cần được thay thế—hoặc nếu bạn muốn nâng cấp lên thiết bị mới—bạn sẽ phải đầu tư thêm. Đối với những doanh nghiệp mới thành lập, việc đầu tư vốn có thể là một bất lợi rất lớn. Tuy nhiên, bạn sẽ không phải trả phí đăng ký dịch vụ đám mây liên tục và bạn có thể giảm phí sử dụng internet do hạ tầng của bạn không đòi hỏi nhiều băng thông để truy nhập các tệp được lưu trữ cho các dịch vụ trên nền điện toán đám mây.

Tính năng bảo mật/chống mối đe dọa: Các công ty chọn gắn bó với ứng dụng tại chỗ thường cảm thấy rằng việc giữ mọi thứ tại chỗ giúp họ kiểm soát được nhiều hơn. Ngoài ra, vì nhà cung cấp bên thứ ba không tham gia nên ít người có quyền truy nhập vào dữ liệu hơn. Tuy nhiên, nếu bạn chọn tiếp tục sử dụng giải pháp tại chỗ, bạn sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm tạo hệ thống bảo mật.

Lộ trình này yêu cầu trình độ chuyên môn cao về bảo mật và liên tục giám sát/bảo trì các tài sản hữu hình (như phần cứng, máy chủ, không gian văn phòng) cũng như mạng của bạn. Bạn sẽ cần các công cụ bảo mật để xây dựng tường lửa mạnh mẽ, cũng như mã hóa và kiểm soát truy nhập an toàn. Và tất nhiên, tất cả đều đòi hỏi rất nhiều thời gian và tiền bạc.

Thời gian triển khai lâu hơn: Việc triển khai hệ thống On-premises đi vào hoạt động có thể mất nhiều thời gian hơn do thời gian cần thiết để hoàn thành cài đặt trên máy chủ và từng máy tính/workstation/laptop/ mobile riêng lẻ.

Tuân thủ: Nhiều công ty trong ngành tài chính và chăm sóc sức khỏe (cũng như các ngành khác) phải tuân thủ các chỉ thị như HIPAA, GDPR hoặc CCPA. Vậy giữa tuân thủ tại chỗ so với tuân thủ điện toán đám mây, lựa chọn nào sẽ hợp lý hơn?

Dù bạn đang tuân theo các quy định của địa phương, quốc tế hay của ngành cụ thể—để đảm bảo việc tuân thủ, bạn sẽ cần có kiến ​​thức và chuyên môn. Nếu chọn xây dựng hoặc tiếp tục với hạ tầng tại chỗ của mình, bạn có thể phải tốn kém nhiều. Bạn cũng sẽ phải đảm bảo rằng bạn đặt cấu hình và duy trì hệ thống của mình đúng cách để đảm bảo việc tuân thủ, cũng như có nhân viên và tài nguyên phù hợp để hoàn thành yêu cầu này. Để đáp ứng các quy tắc tuân thủ, bạn phải tuyển dụng nhân viên đã quen thuộc với các quy định cụ thể, quy trình đăng nhập/các hệ thống giám sát liên tục, hoạt động tạo quy trình sự kiện và mã hóa dữ liệu. Nếu xảy ra sự cố, toàn bộ trách nhiệm thuộc về doanh nghiệp của bạn vì doanh nghiệp sở hữu máy chủ và dung lượng lưu trữ. Chi phí cũng sẽ tăng thêm nếu bạn bị kiểm tra hoặc bị phạt do không tuân thủ.

Khả năng mở rộng: Khi hạ tầng tại chỗ của bạn không còn có thể xử lý khối lượng công việc liên tục thay đổi, bạn sẽ cần phải mở rộng quy mô bằng cách thêm các tài nguyên như phần cứng và phần mềm mới cũng như tăng bộ nhớ và sức mạnh điện toán. Việc mở rộng tài nguyên điện toán đòi hỏi tiền bạc, sức lao động, chuyên môn, hoạt động mua sắm, phần cứng, phần mềm, hệ thống giám sát và thời gian quý báu. Và nếu nhu cầu chỉ tăng đột biến trong thời gian ngắn, những khoản chi tiêu của bạn sẽ rất kém hiệu quả.

Tính lạc hậu công nghệ: Dễ thấy nhất là phần mềm triển khai tại chỗ được bán theo 1 version nhất định, ví dụ Office 2019 mua 1 lần, đến khi hãng ra mắt 2022, bạn sẽ phải 1) bỏ tiền mua nâng cấp, chi phí cũng dao động 70-99% giá trị license ban đầu; 2) sử dụng nền tảng cũ, lạc hậu và khó tương thích hoặc mở rộng CN, khó phát triển theo xu hướng và bắt kịp CN để đầu tư cho sản xuất, KD. Xem Microsoft tăng giá

Độ tin cậy: Đầu tiên và quan trọng nhất, hoạt động truy nhập vào máy chủ của bạn cần phải nhanh chóng và đáng tin cậy, đồng thời mang lại trải nghiệm người dùng tốt. Khi nói đến độ tin cậy, đây là một số điều cần cân nhắc khi chọn giải pháp lưu trữ tại bởi vì: Một số doanh nghiệp thích ý tưởng lưu trữ tại chỗ vì với giải pháp này, nhân viên tại văn phòng có thể truy nhập nội dung lưu trữ mà không cần kết nối internet, như vậy nội dung lưu trữ luôn sẵn sàng mà không cần có kết nối tốt. Tuy nhiên, nên hiểu rằng việc để tất cả dữ liệu của bạn trên máy chủ sẽ bó hẹp quyền truy nhập thành chỉ dành cho những người làm việc tại văn phòng và bỏ qua rất nhiều nhân viên đang làm việc từ xa hiện nay. Ngoài ra, giải pháp tại chỗ sẽ yêu cầu nguồn điện và nguồn điện dự phòng (chẳng hạn như máy phát điện) và hệ thống sao lưu lưu trữ, điều này sẽ làm tăng thêm chi phí.

On-Cloud là gì?

On-Cloud đề cập đến các máy chủ được truy cập qua Internet, phần mềm và cơ sở dữ liệu chạy trên các máy chủ đó. Máy chủ đám mây được đặt tại các trung tâm dữ liệu trên toàn thế giới. Bằng cách sử dụng điện toán đám mây, người dùng và các công ty không phải tự quản lý các máy chủ vật lý hoặc chạy các ứng dụng phần mềm trên máy của riêng họ. Cloud cho phép người dùng truy cập cùng một tệp và ứng dụng từ hầu hết mọi thiết bị, vì quá trình tính toán và lưu trữ diễn ra trên các máy chủ trong trung tâm dữ liệu, thay vì cục bộ trên thiết bị của người dùng. Đây là lý do tại sao người dùng có thể đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của họ trên thiết bị mới với các tài liệu được lưu trữ 100% trên OneDrive for business mà không bị thất lạc hoặc sai sót dữ liệu. Hoặc đơn giản hơn đó là dịch vụ Email Outlook trên MS 365 hay Google Workspace có Gmail.

Với dịch vụ Cloud, dữ liệu của khách hàng được bảo mật hoàn toàn. Đó là một lựa chọn kinh tế hơn nhưng cung cấp khả năng tùy chỉnh hạn chế vì quyền kiểm soát hoàn toàn là của nhà cung cấp, bạn chỉ có khả năng gia hạn, mua thêm hoặc ngừng gia hạn sử dụng dịch vụ mà thôi.

Phần mềm được đề cập trong Microsoft: Microsoft 365, Office 365, Exchange Online, OneDrive for Business, Teams, Windows 365, Azure

Ưu điểm:

Truy cập mọi nơi và mọi lúc: Bạn có thể truy cập các ứng dụng của mình mọi lúc và mọi nơi thông qua trình duyệt web từ mọi thiết bị, không bị phụ thuộc vào một thiết bị cố định như lưu trữ On-premises.

Giá cả phải chăng: đám mây không yêu cầu một lần trả hết, bạn có thể thực hiện thanh toán thường xuyên theo nhu cầu, nó là chi phí hoạt động (OpEx). Bạn cũng không phải quan tâm đến các chi phí bảo trì, nâng cấp hệ thống.

Chi phí có thể dự đoán: Các khoản thanh toán hàng tháng có thể dự đoán được bao gồm giấy phép phần mềm, nâng cấp, hỗ trợ và sao lưu hàng ngày từ nhà cung cấp.

Không cần lo lắng về CNTT: Vì phần mềm lưu trữ đám mây thuộc sự quyền soát và trách nhiệm của nhà cung cấp nên bạn không cần phải lo lắng về việc bảo trì phần mềm hoặc phần cứng của nó. Khả năng tương thích và nâng cấp hệ thống cũng do nhà cung cấp dịch vụ đám mây đảm nhận.

Mức độ bảo mật cao: Trung tâm dữ liệu sử dụng các biện pháp bảo mật vượt quá khả năng chi trả của hầu hết các doanh nghiệp, do đó dữ liệu của bạn thường an toàn hơn trên đám mây so với trên máy chủ trong văn phòng của bạn.

Triển khai nhanh chóng: Phần mềm dựa trên đám mây được triển khai qua Internet chỉ trong vài giờ/ngày so với các ứng dụng cần được cài đặt trên máy chủ vật lý và mỗi PC hoặc laptop.

Khả năng mở rộng: Công nghệ đám mây cung cấp tính linh hoạt cao hơn vì bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng và có thể dễ dàng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu, ví dụ như thêm và mở rộng giấy phép.

Chi phí năng lượng thấp hơn: Khi chuyển sang đám mây, bạn không còn phải trả tiền để cấp nguồn cho các máy chủ tại chỗ hoặc duy trì môi trường của chúng. Điều này làm giảm đáng kể số tiền bạn phải trả cho các chi phí năng lượng của mình.

Nhược điểm:

Khả năng kết nối: Các giải pháp đám mây yêu cầu truy cập internet để duy trì hoạt động vì mọi dữ liệu của bạn đều lưu trữ trên môi trường internet.

Chi phí dài hạn: Mặc dù yêu cầu đầu tư trả trước thấp hơn lưu trữ tại chỗ, nhưng các ứng dụng đám mây có thể tốn kém hơn trong suốt vòng đời của hệ thống, làm tăng tổng chi phí sở hữu (TCO).

Ít tùy biến hơn: Phần mềm đám mây thường có thể định cấu hình nhưng tùy thuộc vào cách nó được lưu trữ, một giải pháp đám mây có thể không đối phó được với sự phát triển phức tạp.

Vậy, Sự khác biệt chính là gì để DN cân nhắc đầu tư?

Khi phải quyết định lưu trữ thông tin doanh nghiệp của bạn tại chỗ hay trên đám mây (hoặc di chuyển thông tin từ nơi này sang nơi khác), chỉ cần nghĩ đến điều đó thôi cũng có vẻ quá sức và phức tạp. Tuy nhiên, nhiều công ty lớn và nhỏ lại đang chọn giải pháp điện toán đám mây. Thực tế, cuộc khảo sát năm 2020 nhận thấy 41% khối lượng công việc của doanh nghiệp sẽ được chạy trên các nền tảng điện toán đám mây công cộng vào cuối năm nay, với 22% khác sử dụng tùy chọn kết hợp, là sự kết hợp của cả hai. Nghiên cứu cũng dự đoán khối lượng công việc tại chỗ sẽ giảm tròn 10% trước khi kết thúc năm—từ 37% xuống 27%.

Các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn đang chuyển sang lưu trữ trên đám mây vì nhìn chung đây là giải pháp tốt nhất dựa trên một số tiêu chí—nhưng có một số trường hợp ít gặp thì giải pháp này chưa phải là lý tưởng. Hãy cùng xem xét ưu và nhược điểm của cả phương pháp lưu trữ trên đám mây và lưu trữ tại chỗ để bạn hiểu rõ hơn trước khi quyết định.

Từ việc so sánh các chi phí tiềm năng liên quan đến các vấn đề như bảo mật, bảo trì, tuân thủ, khả năng mở rộng, độ tin cậy và tích hợp, câu hỏi “có nên di chuyển lên đám mây hay không” có vẻ khiến bạn nản chí. Dưới đây là 9 điều quan trọng cần cân nhắc khi quyết định chọn giải pháp điện toán đám mây hay giải pháp tại chỗ:

1. Chi phí và bảo trì

Các quyết định kinh doanh thường phụ thuộc vào chi phí. Nhưng khi cân nhắc đến những yếu tố then chốt như dữ liệu quan trọng của bạn—quyết định không phải lúc nào cũng dựa trên chi phí. Dưới đây là sự khác biệt về chi phí và bảo trì giữa giải pháp điện toán đám mây và giải pháp tại chỗ:

Tại chỗ

Trong ngắn hạn, việc triển khai hạ tầng tại chỗ của công ty bạn có nghĩa là bạn sẽ phải đầu tư một khoản vốn trả trước lớn cho phần cứng, hoạt động cài đặt, phí cấp phép phần mềm, sao lưu dữ liệu, dịch vụ CNTT bổ sung, hỗ trợ và nhiều chi phí khác. Khi đã sẵn sàng, bạn sẽ cần đầu tư vào nhân viên CNTT nội bộ hoặc bên ngoài để hỗ trợ, bảo trì và bảo mật liên tục, cũng như trang trải chi phí năng lượng, chi phí lưu trữ và diện tích bổ sung cần thiết trong không gian văn phòng của bạn. Và chúng ta không thể bỏ qua yêu cầu mua và cập nhật liên tục về phần cứng, phần mềm và giấy phép.

Nếu phần cứng của bạn bị trục trặc và cần được thay thế—hoặc nếu bạn muốn nâng cấp lên thiết bị mới—bạn sẽ phải đầu tư thêm. Đối với những doanh nghiệp mới thành lập, việc đầu tư vốn có thể là một bất lợi rất lớn. Tuy nhiên, bạn sẽ không phải trả phí đăng ký dịch vụ đám mây liên tục và bạn có thể giảm phí sử dụng internet do hạ tầng của bạn không đòi hỏi nhiều băng thông để truy nhập các tệp được lưu trữ cho các dịch vụ trên nền điện toán đám mây.

Đám mây 

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc chọn nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây là không có chi phí trả trước quá lớn. Bạn trả phí đăng ký hàng tháng theo dung lượng sử dụng. Tất cả việc bảo trì, cập nhật phần mềm, bảo mật và hỗ trợ đều thuộc về nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây—ngoài ra, nhân viên của bạn không phải mất thời gian quý báu để khắc phục sự cố. Và hầu hết các đăng ký cơ sở của nhà cung cấp đều bao gồm dung lượng lưu trữ lớn, cùng với các lợi ích như tăng cường bảo mật, khả năng chia sẻ tệp và tất cả các đặc quyền khác đi kèm với giải pháp điện toán đám mây (xem các mục 2-9 bên dưới).

Thông thường, chi phí tổng thể cho giải pháp điện toán đám mây của bạn ít hơn số tiền bạn sẽ chi cho việc sử dụng máy chủ/dung lượng lưu trữ tại chỗ, làm mát, không gian sàn, chi phí điện, v.v. Hãy nhớ rằng chi phí của nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây có thể rất khác nhau, vì vậy hãy nhớ so sánh giá và xem các công cụ lập kế hoạch mà họ cung cấp, như công cụ định giá, ước tính di chuyển và nhiều công cụ khác.

2. Tính năng bảo mật/chống mối đe dọa

Dù trung tâm dữ liệu của bạn là tại chỗ hay trên đám mây thì vấn đề bảo mật đám mây (cả thực tế và ảo) đều đóng vai trò quan trọng. Đó cũng là lý do được đưa ra bởi gần một nửa trong số những người nắm quyền quyết định về CNTT đã chọn tiếp tục sử dụng giải pháp tại chỗ thay vì điện toán đám mây. 58% tin rằng các ứng dụng tiếp cận với dữ liệu hoặc hệ thống quan trọng cần phải được quản lý tại chỗ. Nhưng những mối lo ngại đó có xác đáng không? Hãy cùng xem xét ưu và nhược điểm về mặt bảo mật của cả hai lựa chọn:

Tại chỗ

Các công ty chọn gắn bó với ứng dụng tại chỗ thường cảm thấy rằng việc giữ mọi thứ tại chỗ giúp họ kiểm soát được nhiều hơn. Ngoài ra, vì nhà cung cấp bên thứ ba không tham gia nên ít người có quyền truy nhập vào dữ liệu hơn. Tuy nhiên, nếu bạn chọn tiếp tục sử dụng giải pháp tại chỗ, bạn sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm tạo hệ thống bảo mật.

Lộ trình này yêu cầu trình độ chuyên môn cao về bảo mật và liên tục giám sát/bảo trì các tài sản hữu hình (như phần cứng, máy chủ, không gian văn phòng) cũng như mạng của bạn. Bạn sẽ cần các công cụ bảo mật để xây dựng tường lửa mạnh mẽ, cũng như mã hóa và kiểm soát truy nhập an toàn. Và tất nhiên, tất cả đều đòi hỏi rất nhiều thời gian và tiền bạc.

Đám mây 

Mặc dù một số doanh nghiệp có thể không sẵn sàng chuyển sang đám mây nhưng giải pháp bảo mật trên đám mây hiện đang tốt hơn bao giờ hết—giúp doanh nghiệp của bạn trút bỏ gánh nặng. Theo ước tính của Gartner, khối lượng công việc trên dịch vụ nền tảng điện toán đám mây công cộng sẽ ít gặp sự cố về bảo mật hơn tối thiểu là 60% so với khối lượng công việc trong các trung tâm dữ liệu truyền thống.

Các nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây hàng đầu cung cấp khả năng bảo mật nhiều lớp, toàn diện bao gồm:

• Hệ thống kiểm soát truy nhập
• Giám sát mối đe dọa liên tục
• Mã hóa dữ liệu đang truyền và đang lưu trữ
• Bảo mật trung tâm dữ liệu vật lý
• Bảo vệ mạng
• Bảo mật ứng dụng
• Dư thừa dữ liệu
• Xác thực liên tục
• Chống xóa tệp hàng loạt,
• Giám sát hành động đăng nhập và hoạt động đáng ngờ

Không giống như lưu trữ tại chỗ, sẽ luôn có một nhóm các chuyên gia an ninh mạng toàn cầu giúp bạn bảo vệ tài sản và dữ liệu doanh nghiệp.

Tuy nhiên, các vi phạm vẫn có thể xảy ra giống như với giải pháp tại chỗ. Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ đám mây có thể giảm thiểu điều này bằng cách sử dụng các quy trình triển khai và xóa khỏi hệ thống để quản lý quyền truy nhập của nhân viên, đồng thời xác định cách thức và thời điểm nhân viên của họ sử dụng các ứng dụng bên ngoài.  

3. Tính tuân thủ

Nhiều công ty trong ngành tài chính và chăm sóc sức khỏe (cũng như các ngành khác) phải tuân thủ các chỉ thị như HIPAA, GDPR hoặc CCPA. Vậy giữa tuân thủ tại chỗ so với tuân thủ điện toán đám mây, lựa chọn nào sẽ hợp lý hơn?

Tại chỗ  

Dù bạn đang tuân theo các quy định của địa phương, quốc tế hay của ngành cụ thể—để đảm bảo việc tuân thủ, bạn sẽ cần có kiến ​​thức và chuyên môn. Nếu chọn xây dựng hoặc tiếp tục với hạ tầng tại chỗ của mình, bạn có thể phải tốn kém nhiều. Bạn cũng sẽ phải đảm bảo rằng bạn đặt cấu hình và duy trì hệ thống của mình đúng cách để đảm bảo việc tuân thủ, cũng như có nhân viên và tài nguyên phù hợp để hoàn thành yêu cầu này.

Để đáp ứng các quy tắc tuân thủ, bạn phải tuyển dụng nhân viên đã quen thuộc với các quy định cụ thể, quy trình đăng nhập/các hệ thống giám sát liên tục, hoạt động tạo quy trình sự kiện và mã hóa dữ liệu. Nếu xảy ra sự cố, toàn bộ trách nhiệm thuộc về doanh nghiệp của bạn vì doanh nghiệp sở hữu máy chủ và dung lượng lưu trữ. Chi phí cũng sẽ tăng thêm nếu bạn bị kiểm tra hoặc bị phạt do không tuân thủ.

Đám mây

Việc sử dụng nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây tuân thủ có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng tốn kém dành cho việc tuân thủ. Không giống như giải pháp tại chỗ, nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây hàng đầu sở hữu các nhóm chuyên gia có chứng nhận tuân thủ trong hàng chục ngành quan trọng, bao gồm y tế, chính phủ, tài chính, giáo dục, sản xuất và truyền thông. Chưa kể đến các nhóm tham gia khắp toàn cầu với các chính phủ, cơ quan quản lý, cơ quan ban hành tiêu chuẩn và các tổ chức phi chính phủ.

Lưu ý: Nói cho cùng, công ty của bạn sẽ phải chịu trách nhiệm nếu không đáp ứng các yêu cầu tuân thủ, vì vậy bạn nên yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây của mình cung cấp chứng nhận tuân thủ hoặc kết quả kiểm tra.

4. Khả năng mở rộng

Khi đến thời điểm các doanh nghiệp mở rộng quy mô thì giải pháp tại chỗ và điện toán đám mây tỏ ra rất khác nhau. Đây là những điều bạn cần biết:

Tại chỗ

Khi hạ tầng tại chỗ của bạn không còn có thể xử lý khối lượng công việc liên tục thay đổi, bạn sẽ cần phải mở rộng quy mô bằng cách thêm các tài nguyên như phần cứng và phần mềm mới cũng như tăng bộ nhớ và sức mạnh điện toán. Việc mở rộng tài nguyên điện toán đòi hỏi tiền bạc, sức lao động, chuyên môn, hoạt động mua sắm, phần cứng, phần mềm, hệ thống giám sát và thời gian quý báu. Và nếu nhu cầu chỉ tăng đột biến trong thời gian ngắn, những khoản chi tiêu của bạn sẽ rất kém hiệu quả.

Đám mây

Với giải pháp lưu trữ trên đám mây, bạn không cần phải chồng chất nhiều máy chủ. Trong đám mây, các doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô khối lượng công việc dựa trên một số số liệu nhất định khi cần—chỉ trong một vài thao tác bấm—bằng cách sử dụng các tính năng tích hợp. Chức năng này cho phép bạn dễ dàng mở rộng quy mô, giảm quy mô theo cả chiều dọc và chiều ngang—và thậm chí tự động mở rộng quy mô. Sự linh hoạt này làm giảm đáng kể tổng chi phí của bạn liên quan đến việc giám sát và mở rộng quy mô tài nguyên theo cách thủ công.

5. Độ tin cậy

Đầu tiên và quan trọng nhất, hoạt động truy nhập vào máy chủ của bạn cần phải nhanh chóng và đáng tin cậy, đồng thời mang lại trải nghiệm người dùng tốt. Khi nói đến độ tin cậy, đây là một số điều cần cân nhắc khi chọn giải pháp lưu trữ tại chỗ so với lưu trữ trên đám mây:

Tại chỗ 

Một số doanh nghiệp thích ý tưởng lưu trữ tại chỗ vì với giải pháp này, nhân viên tại văn phòng có thể truy nhập nội dung lưu trữ mà không cần kết nối internet, như vậy nội dung lưu trữ luôn sẵn sàng mà không cần có kết nối tốt. Tuy nhiên, nên hiểu rằng việc để tất cả dữ liệu của bạn trên máy chủ sẽ bó hẹp quyền truy nhập thành chỉ dành cho những người làm việc tại văn phòng và bỏ qua rất nhiều nhân viên đang làm việc từ xa hiện nay. Ngoài ra, giải pháp tại chỗ sẽ yêu cầu nguồn điện và nguồn điện dự phòng (chẳng hạn như máy phát điện) và hệ thống sao lưu lưu trữ, điều này sẽ làm tăng thêm chi phí.

Đám mây

Kết nối internet tốt, nhanh, đáng tin cậy đóng vai trò quan trọng khi nói đến giải pháp lưu trữ trên đám mây. Không có kết nối đồng nghĩa với không có quyền truy nhập vào tệp của bạn—và kết nối chậm có thể gây khó khăn không kém. Sự cố ngắt kết nối có thể làm chậm các hoạt động của bạn và giảm năng suất. Hãy đảm bảo rằng kết nối internet của bạn ổn trước khi chuyển sang giải pháp lưu trữ trên đám mây. Nhiều người chọn sử dụng kết nối internet dự phòng nếu tất cả (hoặc hầu hết) khối lượng công việc của họ được đưa lên đám mây.

6. Sao lưu dữ liệu

Phục hồi sau thảm họa có thể là cơn ác mộng tồi tệ nhất của doanh nghiệp. Một nghiên cứu nhận thấy rằng khoảng một nửa trong số tất cả các công ty không có sự chuẩn bị sẵn sàng để phục hồi sau thảm họa. Dưới đây là nội dung so sánh giữa giải pháp tại chỗ với giải pháp điện toán đám mây:

Tại chỗ

Với hệ thống lưu trữ tại chỗ, dữ liệu của bạn được lưu trữ trên một máy chủ nội bộ, có nghĩa là công ty của bạn chịu rủi ro lớn hơn về việc mất dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chọn lưu trữ tại chỗ, nhưng kết hợp với dịch vụ sao lưu bên ngoài để tránh mất dữ liệu. 80% các tổ chức sử dụng máy chủ tại chỗ vẫn sử dụng đám mây cho ít nhất một phần trong chiến lược bảo vệ dữ liệu của họ (xem mục 9).

Đám mây

Một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trên đám mây đáng tin cậy sẽ cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng để tránh mất dữ liệu, bao gồm độ dôi tích hợp sẵn, chuyển đổi dự phòng, sao lưu, ghi nhật ký tự động, giám sát, v.v.—cho phép thời gian phục hồi ngắn hơn so với các giải pháp thay thế tại chỗ.

7. Truy nhập mọi nơi (thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động, trình duyệt, PC)

Các nhu cầu về quyền truy nhập từ xa và quyền truy nhập trên thiết bị di động của công ty bạn cũng tác động đến việc chọn tùy chọn phù hợp. Dưới đây là một số điều cần cân nhắc khi lựa chọn truy nhập thông tin qua đám mây hay tại chỗ:

Tại chỗ 

Nếu hầu hết người dùng của bạn làm việc trong cùng một văn phòng và hiếm khi phải di chuyển—máy chủ tại chỗ có thể là một lựa chọn hợp lý vì có khả năng bạn sẽ không cần quyền truy nhập ở mọi nơi mà giải pháp điện toán đám mây cung cấp. Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên làm việc với các tệp hoặc video dung lượng lớn, bạn có thể muốn lưu trữ chúng tại chỗ để có thể rút ngắn thời gian tải lên và tải xuống. (Nếu bạn sử dụng VPN, hãy nhớ rằng các tình huống không lường trước như thiên tai hoặc COVID-19, có thể đột ngột biến nhân viên văn phòng thành nhân viên làm việc từ xa và khiến hệ thống VPN của bạn quá tải.)

Đám mây 

Với giải pháp lưu trữ trên đám mây, bạn có được điều tương tự như máy tính ảo. Nhân viên có thể truy nhập mọi nội dung họ thực hiện tại văn phòng thông qua máy chủ đám mây, miễn là họ có kết nối internet. Sự tiện lợi này khiến cho đám mây trở thành lựa chọn tuyệt vời cho những nhân viên sẽ thường xuyên sử dụng giải pháp này tại nhà hoặc khi di chuyển mà không cần VPN.

Máy chủ đám mây cũng phù hợp để chạy các ứng dụng cần luôn hoạt động. Ngoài ra, đám mây cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tệp, cộng tác trong thời gian thực và kiểm soát phiên bản tốt hơn. Cuối cùng, một số nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trên đám mây cung cấp tính năng đồng bộ hóa khác biệt, giúp giảm đáng kể thời gian tải lên và băng thông được sử dụng khi thực hiện thay đổi đối với các tệp lớn.

8. Tích hợp các ứng dụng và hệ thống thừa tự

Khi chọn giải pháp lưu trữ, nhiều doanh nghiệp sở hữu các ứng dụng có định dạng không dễ chuyển nhanh sang các hệ thống khác. Đó là lý do tại sao 84% các doanh nghiệp được khảo sát cho biết rằng tích hợp là ưu tiên hàng đầu khi họ chọn cách hiện đại hóa các ứng dụng của mình. Một số doanh nghiệp chỉ muốn lưu trữ dữ liệu cụ thể hoàn toàn tại chỗ, còn những doanh nghiệp khác thì trông chờ vào đám mây. Vậy lựa chọn nào là tốt nhất? Điều đó phụ thuộc vào tình hình cụ thể của công ty bạn:

Tại chỗ

Nếu bạn có các ứng dụng lĩnh vực kinh doanh (LOB) thừa tự có quyền truy nhập trực tiếp vào máy chủ tệp cục bộ của bạn—đồng thời, bạn không thể hoặc chưa sẵn sàng tạm biệt phần mềm đó—thì các hệ thống thừa tự đó sẽ phải tiếp tục tồn tại tại chỗ ở thời điểm hiện tại—ít nhất là một phần. (xem tùy chọn kết hợp #9).

Đám mây

Nếu bạn đã sẵn sàng hiện đại hóa toàn bộ hạ tầng của mình thì giờ là lúc bạn nên chuyển sang các ứng dụng trên nền điện toán đám mây chứ không chỉ là giải pháp lưu trữ tệp. Theo cách này, nhà cung cấp phải chịu chi phí duy trì, triển khai và hỗ trợ phần mềm của bạn thay cho bạn. Ngoài ra, giải pháp này có thể mở rộng, mang tính di động và có khả năng sử dụng tài nguyên tổng thể tốt hơn.

9. Một giải pháp kết hợp

Khả năng sử dụng cả nền tảng điện toán đám mây công cộng và dữ liệu cục bộ có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện tính linh hoạt của CNTT và tối đa hóa hiệu quả. Trong một giải pháp kết hợp, dữ liệu và ứng dụng có thể di chuyển giữa các máy chủ tại chỗ và nền tảng đám điện toán mây công cộng để có tính linh hoạt cao hơn và nhiều tùy chọn triển khai hơn. Nói cách khác, bạn có thể lưu trữ các tệp mà phần mềm LOB của bạn sử dụng ở hạ tầng tại chỗ—và lưu trữ các tệp cũng như tài liệu còn lại trên đám mây. Các lợi ích khác bao gồm:

• Khả năng kiểm soát: Tổ chức của bạn có thể duy trì hạ tầng riêng cho các nội dung nhạy cảm
• Tính linh hoạt: Bạn có thể tận dụng các tài nguyên bổ sung trong nền tảng điện toán đám mây công cộng khi cần
• Tiết kiệm chi phí: Với khả năng mở rộng quy mô sang nền tảng điện toán đám mây công cộng, bạn chỉ phải trả thêm cho chức năng điện toán khi cần
• Dễ dàng thực hiện: Việc chuyển đổi sang đám mây sẽ không khiến bạn cảm thấy quá sức vì bạn có thể di chuyển dần dần—chuyển dần khối lượng công việc theo thời gian

Nguồn thông tin: PACISOFT & Microsoft