Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số, việc chuyển đổi tài liệu giấy thành định dạng kỹ thuật số đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Với văn phòng không giấy (paperless office), các dạng tài liệu cứng, văn bản viết tay đang dần được thay thế bằng những văn bản số hóa. Optical Character Recognition (OCR) là công nghệ cho phép quét và nhận diện chữ viết từ hình ảnh hoặc tài liệu PDF, giúp chuyển đổi chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa được.

Sự đa dạng của các phần mềm OCR hiện nay làm việc chọn ra giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của bạn có thể là một thách thức. Cùng Pacisoft khám phá danh sách các phần mềm OCR dành cho PDF tốt nhất trên thị trường hiện nay, để tìm ra lựa chọn hoàn hảo, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.

OCR là gì?

Khái niệm

OCR (Optical Character Recognition) hay nhận dạng ký tự quang học, là một công nghệ cho phép máy tính nhận diện và chuyển đổi hình ảnh của văn bản in, viết tay, hoặc đánh máy thành văn bản số hóa có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. OCR thường được sử dụng để quét tài liệu giấy hoặc ảnh thành các file kỹ thuật số như PDF, Word, Excel, hoặc văn bản thuần túy.

Công nghệ này rất hữu ích trong việc số hóa tài liệu, tự động hóa quy trình nhập liệu và quản lý thông tin. Các ứng dụng phổ biến của OCR bao gồm:

• Quét tài liệu văn phòng (hóa đơn, hợp đồng)
• Nhận diện và trích xuất thông tin từ ảnh chụp (CMND, hộ chiếu)
• Xử lý văn bản cho sách, báo, tài liệu lịch sử
• OCR hiện đại sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và machine learning để cải thiện độ chính xác và hiệu quả trong việc nhận diện ký tự từ nhiều loại định dạng và ngôn ngữ khác nhau

Vai trò của OCR đối với doanh nghiệp

OCR (Optical Character Recognition) đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.

• Số hóa tài liệu: OCR giúp chuyển đổi các tài liệu giấy truyền thống như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thành các tệp tin số hóa. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc lưu trữ tài liệu vật lý, tiết kiệm không gian và dễ dàng truy cập, quản lý.
• Tự động hóa quy trình: Thay vì nhập liệu thủ công từ tài liệu giấy, OCR giúp tự động hóa quá trình trích xuất dữ liệu, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực như tài chính, kế toán và quản lý nhân sự.
• Cải thiện năng suất: Bằng cách tự động nhận diện và chuyển đổi văn bản, OCR giúp nhân viên dành ít thời gian hơn cho các công việc nhập liệu lặp đi lặp lại, từ đó tăng cường năng suất làm việc.
• Tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng: Tài liệu sau khi được số hóa thông qua OCR có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất bằng từ khóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi cần tra cứu thông tin.
• Tăng tính chính xác trong quản lý dữ liệu: OCR giúp đảm bảo rằng dữ liệu được trích xuất chính xác và đầy đủ, đặc biệt hữu ích trong các quy trình yêu cầu sự chính xác cao như pháp lý, bảo hiểm và y tế.

Các phần mềm OCR tiếng Việt tốt nhất hiện nay

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader là một trong những phần mềm OCR nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi. Với khả năng nhận diện ngôn ngữ đa dạng và độ chính xác cao, ABBYY FineReader là lựa chọn hàng đầu cho việc chuyển đổi PDF và hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa.

Ưu điểm:

• Sử dụng công nghệ OCR dựa trên AI tiên tiếnmang đến độ chính xác OCR cao, giảm thiểu lỗi chính tả và ngữ pháp trong văn bản được nhận dạng
• Bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu và áp dụng các biện pháp bảo mật khác để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn
• Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ bao gồm cả Tiếng Việt
• Hỗ trợ nhiều định dạng đầu ra như Word, Excel, PDF, EPUB, Kindle, TXT,…
• Chia sẻ tài liệu kỹ thuật số với đồng nghiệp và khách hàng một cách dễ dàng, đồng thời theo dõi các thay đổi và nhận xét trong thời gian thực
• Tích hợp tính năng chỉnh sửa tài liệu trực tiếp
• Tạo các kịch bản tự động hóa để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại một cách tự động

Nhược điểm:

• Cần máy tính có cấu hình mạnh để xử lý các tài liệu lớn.

---

Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro là phần mềm PDF toàn diện, tích hợp tính năng OCR mạnh mẽ. Với Adobe Acrobat, người dùng có thể chuyển đổi và chỉnh sửa văn bản từ các tài liệu scan một cách dễ dàng.

Ưu điểm:

• Tạo tệp PDF từ nhiều loại tệp khác nhau như Word, Excel, PowerPoint hoặc thậm chí từ các trang web. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chuyển đổi ngược lại từ PDF sang các định dạng tài liệu khác mà không làm thay đổi định dạng gốc.
• Lưu trữ và truy cập các tệp PDF trên Adobe Document Cloud với 20 GB dung lượng lưu trữ, giúp bạn dễ dàng làm việc từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào
• Mã hóa tệp PDF và thiết lập quyền truy cập để bảo vệ thông tin nhạy cảm
• Có khả năng thêm bình luận và phản hồi vào tài liệu, một công cụ chuyên dụng để quét bảng, tùy chọn so sánh nhanh hai tài liệu với nhau và nhiều hơn nữa
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu và nhận xét, chỉnh sửa cùng đồng nghiệp hoặc khách hàng
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, tích hợp cũng có sẵn với Box, Dropbox và Microsoft OneDrive

Nhược điểm:

• Đối với người dùng không quen thuộc, giao diện và tính năng có thể gây khó khăn trong việc làm quen và sử dụng hiệu quả
• Phần mềm có thể yêu cầu tài nguyên hệ thống cao, ảnh hưởng đến hiệu suất của máy tính
• Một số tính năng như lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa yêu cầu kết nối internet, điều này có thể là bất lợi nếu kết nối không ổn định

---

Foxit PDF Editor

Foxit PDF Editor là một công cụ toàn diện và hiệu quả để quản lý, chỉnh sửa và bảo mật tài liệu PDF, với nhiều tính năng hữu ích giúp cải thiện quy trình làm việc.

Ưu điểm:

• Chỉnh sửa văn bản, hình ảnh, và các yếu tố khác trong tài liệu PDF một cách dễ dàng và chính xác
• Mã hóa tài liệu, chữ ký số, và kiểm soát quyền truy cập, giúp bảo vệ dữ liệu hiệu quả
• Hỗ trợ làm việc nhóm với khả năng chú thích, chia sẻ tài liệu, và theo dõi thay đổi, rất hữu ích cho các dự án nhóm
• Cho phép chuyển đổi tài liệu scan thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm

Nhược điểm:

• Khả năng chỉnh sửa hình ảnh trong tài liệu PDF của Foxit vẫn còn hạn chế so với các phần mềm chuyên dụng khác
• Khi xử lý các tệp PDF lớn hoặc sử dụng nhiều tính năng cùng lúc, phần mềm có thể yêu cầu máy tính có cấu hình cao để hoạt động mượt mà

---

Soda PDF

Soda PDF OCR là một công cụ hỗ trợ nhận diện ký tự quang học (OCR) trên nhiều nền tảng như macOS, Windows, và WebOS. Mặc dù sở hữu các tính năng tương tự như các phần mềm OCR khác, Soda PDF nổi bật nhờ giao diện phẳng, hiện đại và thu hút.

Ưu điểm:

• Nhận diện và chuyển đổi tài liệu chứa văn bản hình ảnh sang tài liệu có thể chỉnh sửa, tìm kiếm được nhanh chóng
• Có khả năng quét tiếng Việt, bao gồm cả văn bản có dấu
• OCR trong Soda PDF không chỉ chuyển đổi tài liệu PDF mà còn hỗ trợ các định dạng khác như Word, Excel và hình ảnh (JPEG, PNG)
• Sau khi sử dụng OCR để chuyển đổi tài liệu, người dùng có thể thêm mật khẩu, mã hóa, hoặc đặt các quyền hạn khác để bảo mật
• Hỗ trợ kết nối với các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, giúp người dùng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi

Nhược điểm:

• Khi xử lý các tài liệu lớn hoặc phức tạp (với nhiều hình ảnh và định dạng), hiệu suất của OCR có thể giảm, dẫn đến quá trình chuyển đổi chậm hoặc không chính xác
• Trình bổ sung OCR là một bản tải xuống riêng biệt

---

KOFAX OmniPage

KOFAX OmniPage là một công cụ OCR mạnh mẽ và hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp cần xử lý tài liệu lớn và phức tạp. Tuy nhiên, chi phí và sự phức tạp trong sử dụng có thể là trở ngại đối với một số người dùng.

Ưu điểm:

• Khả năng nhận diện ký tự quang học (OCR) cực kỳ chính xác, kể cả với các tài liệu phức tạp hoặc chất lượng hình ảnh thấp
• Cung cấp nhiều tính năng như chuyển đổi tài liệu từ PDF hoặc ảnh sang định dạng Word, Excel, PowerPoint, và các định dạng chỉnh sửa khác
• Cho phép tự động hóa quy trình OCR, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất cho doanh nghiệp khi cần xử lý nhiều tài liệu
• Tính năng bảo mật mạnh mẽ với khả năng mã hóa và kiểm soát quyền truy cập, giúp bảo vệ tài liệu nhạy cảm
• Chỉnh sửa và tùy chỉnh các tài liệu sau khi quét OCR, từ việc thay đổi định dạng, thêm hoặc xóa nội dung

Nhược điểm:

• Có nhiều tính năng phức tạp, người dùng cần có thời gian để làm quen và thành thạo cách sử dụng tối ưu
• Một số người dùng báo cáo rằng hỗ trợ kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn của KOFAX đôi khi chưa đủ chi tiết hoặc chưa đáp ứng được mọi vấn đề

Cách chọn phần mềm OCR phù hợp với nhu cầu của bạn

Khi quyết định tải xuống và sử dụng phần mềm OCR, trước hết hãy xác định rõ nhu cầu cụ thể của bạn. Các nền tảng miễn phí thường chỉ cung cấp các tính năng cơ bản, do đó, nếu bạn cần các công cụ nâng cao, những phần mềm trả phí có thể xứng đáng hơn.

Bạn cũng nên xem xét các máy quét, phần mềm quét, và ứng dụng quét tài liệu tốt nhất để đảm bảo rằng bạn cần chương trình nhận dạng ký tự quang học hoặc cần bổ sung thêm phần cứng hoặc công cụ quét chuyên dụng.

Hơn nữa, phần mềm miễn phí hoặc giá rẻ có thể bị giới hạn về tính năng, trong khi các giải pháp OCR cao cấp có thể đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn nắm rõ những tính năng nào sẽ phục vụ tốt nhất cho công việc của mình.

Liên hệ mua phần mềm chỉnh sửa file PDF giá tốt cho doanh nghiệp

PACISOFT hiện kinh doanh hàng chục ngàn mặt hàng công nghệ phục vụ doanh nghiệp trong hơn 15 năm qua bao gồm máy tính PC/ Laptop/ máy chủ/ máy trạm/ thiết bị lưu trữ/ màn hình/ thiết bị mạng cùng hơn 10,000 loại phần mềm có bản quyền chính hãng đến từ 250 nhãn hiệu quốc tế hàng đầu. Ngoài ra, dịch vụ CNTT tại PACISOFT chuyên nghiệp cũng được nhiều khách hàng quan tâm và lựa chọn. Truy cập PACISOFT.com.vn hoặc PACISOFT.vn để tìm hiểu thêm!

» Xem lý do chọn PACISOFT
» Tại sao nên mua hàng tại PACISOFT

Để nhận báo giá hoặc mua License, khách hàng có thể liên hệ với chuyên viên PACISOFT tại HN & TP.HCM để được tư vấn hoặc gửi yêu cầu về email sales@pacisoft.com. Khám phá thêm sản phẩm Tài liệu, PDF & OCR trong danh mục Văn phòng – Tiện ích

Với nội dung bài viết trên đây, Pacisoft hi vọng có thể phần nào hiểu rõ hơn về bản quyền phần mềm PDF-XChange dành cho Doanh nghiệp. Liên hệ Pacisoft để được tư vấn nhiệt tình nhất.

• (024) 32 028 112 | (028) 36 229 885
• sales@pacisoft.com
• Chat với chuyên viên tư vấn Online
• www.PACISOFT.vn/lien-he  • www.PACISOFT.com

Việc mua trực tiếp tại PACISOFT sẽ giúp khách hàng nhận các lợi ích bao gồm:

• Bản quyền chính hãng
• Không rủi ro về mặt pháp lý vi phạm sở hữu trí tuệ
• Bản quyền được bảo vệ, bảo lưu và khôi phục khi thất lạc hoặc gặp sự cố
• Được kết nối để hãng hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng
• Có hóa đơn GTGT đầy đủ hợp pháp, hợp lệ
• Chi phí được đưa vào công ty hợp lý theo sổ sách kế toán
• Sử dụng bản quyền giúp nhân viên làm việc an tâm, thoải mái và hạnh phúc hơn
• Hiệu suất máy tính khi sử dụng phần mềm chính hãng sẽ ổn định, mượt mà do không bị thay đổi core sản phẩm
• Tránh mã độc, virus, trojan, phần mềm độc hại.. đánh cắp thông tin hoặc xung đột phần mềm, phần cứng